Nr. 05 — Vollständigkeit
Sind alle Unterlagen da — und wenn nein, wo gibt es sie?
Eine Eignungsanalyse aus der Hälfte der Unterlagen sieht genauso fertig aus wie eine aus allen. Deshalb beantwortet Tenderis zuerst die Frage, ob sie überhaupt vollständig sein kann.
Rund jede zehnte Ausschreibung führt ihre Unterlagen nicht bei Simap
Wir haben das ausgezählt statt geschätzt. Über 796 Schweizer Ausschreibungsmeldungen verteilt sich die deklarierte Bezugsquelle so:
| Bezugsquelle | Anteil | Was das für Sie heisst |
|---|---|---|
| bei Simap | 90.5 % | vollständig abrufbar |
| Drittplattform | 6.0 % | Registrierung dort nötig, sonst fehlen die Kriterien |
| auf Anfrage per E-Mail | 3.4 % | anfordern — und zwar vor der Fragefrist |
| schriftlich anzufordern | 0.1 % | Postweg, entsprechend früh beginnen |
Zehn Prozent klingt nach Randfall. Bei rund 9'000 laufenden Schweizer Ausschreibungen sind es über 900 Fälle — und es sind selten die kleinen.
Die Meldung nennt die Adresse, nicht nur das Problem
Ein Hinweis „Unterlagen unvollständig" ist wertlos: Sie wissen dann, dass Ihnen etwas fehlt, aber nicht, wohin Sie sich wenden sollen. Tenderis nennt deshalb die Plattform samt Adresse, die E-Mail-Adresse für die Anforderung oder die Anschrift — und weist im selben Satz darauf hin, dass die Fragefrist unabhängig davon weiterläuft.
In der Praxis stehen hinter den Drittplattformen sehr unterschiedliche Systeme: eingekaufte Beschaffungssuiten, Konzernportale mit eigenem Lieferanten-Onboarding, internationale Vergabeportale und — nicht selten — eine simple Unterseite der Gemeinde. Tenderis verlässt sich deshalb auf das deklarierte Feld, nicht auf eine Liste bekannter Anbieter. Eine Positivliste deckt die grossen Fälle ab und verfehlt die Hälfte.
Vom Dokument zum auswertbaren Text
Heruntergeladene Unterlagen sind erst dann nützlich, wenn ihr Text lesbar vorliegt. Tenderis liest PDF, Word, Excel, PowerPoint sowie Text- und CSV-Dateien, entpackt ZIP-Archive samt Unterordnern und schaltet bei PDF ohne Textebene automatisch auf Texterkennung um.
Dieser letzte Schritt ist kein Beiwerk. Ein eingescanntes Beiblatt liefert ohne Texterkennung einen leeren Text — und ein leerer Text sieht in jeder Auswertung aus wie „nichts gefunden", nicht wie „nicht gelesen". Genau so verschwinden Anforderungen, die im Anhang stehen.
Belege, nicht Behauptungen
Jede Aussage der Analyse trägt die Datei und die Seite, aus der sie stammt. Ein Klick öffnet das Dokument an dieser Stelle. Das ist der Unterschied zwischen „die Software sagt" und „auf Seite 34 steht" — und der Grund, warum die Analyse im Streitfall etwas wert ist.
Häufige Fragen
Was heisst „vorläufige Analyse"?
Dass Tenderis nachweislich nicht alle Unterlagen hatte — etwa weil sie auf einer Drittplattform liegen oder per E-Mail angefordert werden müssen. Das Ergebnis wird trotzdem gezeigt, aber als unvollständig gekennzeichnet.
Werden auch gescannte PDF gelesen?
Ja. Hat ein PDF keine Textebene, wird es automatisch mit Texterkennung gelesen. Ohne diesen Schritt fehlen genau die Anhänge, die eingescannt wurden — und das sind erfahrungsgemäss die mit den Profilanforderungen.
Welche Dateiformate werden ausgewertet?
PDF, Word, Excel, PowerPoint sowie Text- und CSV-Dateien, jeweils auch in älteren Formaten. Ein ZIP-Archiv wird entpackt und jede Datei darin einzeln ausgewertet. Nicht unterstützt ist das alte .doc-Format von Word 97 bis 2003.
Woher weiss Tenderis, wo die Unterlagen liegen?
Aus der Publikation selbst. Simap deklariert strukturiert, ob die Unterlagen dort liegen, auf einer Drittplattform, per E-Mail oder schriftlich zu beziehen sind. Diese Angabe wird ausgewertet, statt sie aus dem Fliesstext zu raten.
Der Rest ist Organisation
Wenn klar ist, was verlangt wird und was fehlt, geht es um Termine und Zuständigkeiten.