Datenschutzerklärung
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
Substring AG
Lindenhofstrasse 1
CH-3048 Worblaufen
Handelsregister-Nummer CHE-406.099.097
hello@substring.ch · +41 31 382 51 12
Diese Erklärung gilt für zwei Dinge, die sich datenschutzrechtlich deutlich unterscheiden: für diese Website und für die Anwendung Tenderis, die unsere Kundinnen und Kunden nach Anmeldung nutzen. Für Daten, die ein Kunde in die Anwendung einbringt, ist der Kunde die verantwortliche Stelle; wir bearbeiten sie in seinem Auftrag (Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG bzw. Art. 28 DSGVO).
Diese Website
Die Website bindet keine fremden Inhalte ein: weder Google Analytics oder Google Ads noch Kartendienste, Videoeinbettungen oder Schaltflächen sozialer Netzwerke. Schriftarten werden mitgeliefert und nicht von einem fremden Server geladen.
Zur Reichweitenmessung setzen wir Plausible Analytics ein — auf eigener Infrastruktur in der Schweiz betrieben, nicht als Dienst eines Dritten. Es gibt damit keinen Auftragsverarbeiter, der die Daten je zu sehen bekäme. Plausible arbeitet ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung: Erfasst werden ausschliesslich zusammengefasste Angaben — aufgerufene Seite, Verweisquelle, Gerätegattung, Land —, und daraus lässt sich keine einzelne Person bestimmen. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben; Nutzungsprofile entstehen nicht.
Weil dabei weder Cookies gesetzt noch Personendaten bearbeitet werden, gibt es auf dieser Website kein Einwilligungsbanner. Wir halten das für den ehrlicheren Weg als ein Banner, das zum Wegklicken erzieht: Wo nichts zu entscheiden ist, sollte auch niemand zu einer Entscheidung genötigt werden.
Gespeichert wird im Browser einzig Ihre Sprachwahl (deutsch oder englisch), damit die Seite beim nächsten Besuch in derselben Sprache erscheint. Diese Angabe verbleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht übermittelt.
Server-Protokolle
Der Webserver protokolliert technisch bedingt jeden Abruf: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Seite, übermittelter Verweis und Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche, werden nicht mit anderen Quellen zusammengeführt und nicht zur Erstellung von Nutzungsprofilen verwendet. Wir behalten uns vor, sie nachträglich zu prüfen, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen.
Verschlüsselung
Website und Anwendung werden ausschliesslich über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) ausgeliefert, erkennbar am https:// in der Adresszeile.
Kontaktaufnahme
Diese Website enthält kein Kontaktformular. Wenn Sie uns per E-Mail schreiben oder eine Vorführung vereinbaren, verwenden wir Ihre Angaben ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für allfällige Anschlussfragen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Einen Newsletter versenden wir nicht.
Die Anwendung
Welche Daten verarbeitet werden
- Kontodaten — Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zugehörigkeit zum Mandanten.
- Von Ihnen hochgeladene Unterlagen — Firmenprofil, Referenzen, Lebensläufe, Nachweise. Lebensläufe enthalten Personendaten Ihrer Mitarbeitenden; für deren Bearbeitung sind Sie als Arbeitgeberin verantwortlich.
- Arbeitsdaten — Suchkampagnen, bearbeitete Ausschreibungen, Termine, Zuständigkeiten, beantwortete Rückfragen.
- Öffentliche Ausschreibungsdaten — aus simap.ch und weiteren Plattformen, keine Personendaten.
Trennung nach Mandanten
Die Daten jedes Kunden sind einem Mandanten zugeordnet und für andere Mandanten nicht zugänglich. Mitarbeitende des Betreibers können zu Unterstützungszwecken in einen Mandanten wechseln; jeder solche Wechsel wird protokolliert und ist nachträglich nachvollziehbar.
Protokollierung von Zugriffen
Vorgänge, die den Zugang zu Kundendaten betreffen, werden in einem Ereignisprotokoll festgehalten: der erwähnte Mandantenwechsel, das Anlegen und Sperren von Konten, Rollenwechsel und das Zurücksetzen von Kennwörtern. Festgehalten werden Zeitpunkt, handelnde Person und betroffener Mandant — bei Schlüsseln und Kennwörtern ausdrücklich ohne die geänderten Werte.
E-Mail-Versand
Die Anwendung versendet E-Mails an die von Ihnen hinterlegten Adressen: eine Zusammenfassung neuer Treffer, Hinweise auf ablaufende Fristen und Mitteilungen, wenn Ihnen jemand eine Ausschreibung zuweist. Häufigkeit und Umfang legen Sie in Ihrem Konto fest.
Verarbeitung durch KI-Dienste
Tenderis setzt Sprachmodelle ein, um Ausschreibungen in einzelne Kriterien zu zerlegen, diese gegen Ihr Firmenprofil zu beurteilen, Texte zusammenzufassen und sie für die semantische Suche in Vektoren zu überführen. Diese Modelle werden bei der Infomaniak Network SA in der Schweiz betrieben.
Übermittelt werden Ausschreibungstexte sowie Auszüge aus Ihren Unterlagen, soweit sie für die jeweilige Prüfung nötig sind; bei Lebensläufen können darin Personendaten Ihrer Mitarbeitenden enthalten sein. Die Daten verlassen die Schweiz nicht. Mit Infomaniak besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag; nach dessen Bedingungen werden die übermittelten Inhalte weder dauerhaft gespeichert noch zum Training von Modellen verwendet.
Wo die Daten liegen
Anwendung, Datenbank und hochgeladene Dateien liegen in den Rechenzentren der Infomaniak Network SA in der Schweiz. Infomaniak ist damit unser Auftragsbearbeiter für Betrieb und Speicherung wie auch für die oben genannten Sprachmodelle. Weitere Auftragsbearbeiter setzen wir für den Betrieb der Anwendung nicht ein.
Überwachung des Betriebs
Ob die Hintergrundaufträge der Anwendung laufen — Suchläufe, Analysen, Benachrichtigungen —, überwachen wir mit QueueHawk, einem Produkt der Substring AG, das ebenfalls vollständig in der Schweiz betrieben wird. Übermittelt werden Name, Status und Zeitpunkte eines Auftrags und bei einem Fehler die Fehlermeldung; die Inhalte der Aufträge — Ausschreibungen, Ihre Unterlagen, Analysen — werden nicht übermittelt.
Datensicherheit
Der Zugang ist durch persönliche Konten und Rollen geschützt, Kennwörter werden ausschliesslich als kryptografischer Hash gespeichert. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff. Ein lückenloser Schutz von Daten bei der Übertragung im Internet ist allerdings nicht möglich; ein absoluter Schutz kann nicht zugesichert werden.
Aufbewahrung und Löschung
Ihre Unterlagen bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Einzelne Dokumente können Sie jederzeit selbst löschen; sie werden dann samt der daraus abgeleiteten Textauszüge und Vektoren entfernt.
Nach dem Ende eines Abonnements löschen wir nichts von selbst. Ihre Daten bleiben erhalten und einsehbar, damit eine Rückkehr möglich ist, ohne dass die geleistete Arbeit verloren geht; neue Analysen sind dann nicht mehr möglich. Gelöscht wird auf Ihr Verlangen — vollständig und einschliesslich der abgeleiteten Textauszüge und Vektoren. Ebenso lange bleibt das Ereignisprotokoll bestehen, das festhält, wer wann welche Änderung an Konten, Rollen und Einstellungen vorgenommen hat.
Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts Anspruch auf Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten sowie auf deren Berichtigung, Löschung oder Herausgabe in einem gängigen Format. Sie können einer Bearbeitung widersprechen und eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dafür an hello@substring.ch; zur Identifikation können wir einen Nachweis verlangen.
Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Kundin oder ein Kunde in die Anwendung eingebracht hat — etwa Ihren Lebenslauf als Mitarbeitende oder Mitarbeitender —, richten Sie sie bitte an dieses Unternehmen. Es ist dafür die verantwortliche Stelle; wir leiten Ihre Anfrage auf Wunsch weiter.
Sie haben ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).
Änderungen
Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.